Visualizzare il lavoro, con il Metodo Kanban
Ciao, sono Matteo, e questa è Produttività.exe, la Newsletter che ti accompagna, passo passo, ad essere sempre più efficiente e felice al lavoro.
Oggi ti voglio parlare del metodo Kanban, tecnica efficace per il miglioramento qualitativo del lavoro, della produttività e dei risultati, basata sul visualizzare ad occhio il proprio Workflow, per mezzo di una bacheca.
Di cosa parliamo?
Origine del metodo;
Funzionamento concreto e applicazione del metodo;
Obiettivi;
Benefici;
Fonti e risorse;
Saluti.
Origine del metodo
Iniziamo dall’origine del metodo Kanban, che avviene grazie a Taiichi Ohno, capo di una sede giapponese di Toyota. Egli, vista l’inadeguata produttività dei suoi dipendenti, decise di adottare questo nuovo flusso di lavoro per favorire la concentrazione e la comunicazione tra diversi dipartimenti, non perdendo il “filo del discorso” per strada.
Pensa che colpo di genio!
Funzionamento concreto e applicazione del metodo
Nel concreto, però, il funzionamento di questo metodo prevede la presenza di una bacheca, tradotta in inglese con il semplicissimo termine “Board”.
Grazie ad essa, sarà possibile dispiegarci sopra, dividendola in specifiche colonne, le cose da fare, sottoforma di schede spostabili di sezione in sezione. Questa modalità di lavoro “visiva”, o, per meglio dire, “a colpo d’occhio”, permette di comprendere meglio la fase di completamento di una determinata attività rispetto al flusso completo.
Dunque, basterà ottenere una bacheca - fisica o digitale che sia -, dividerla in colonne, tante quante sono le fasi di produzione che desideriamo affrontare, e appiccicarci dei Post-It con le cose da fare.
Ovviamente, sia ben chiaro che le colonne che devi andare a creare variano da situazione a situazione - e anche voi siete liberi di utilizzarla per qualcosa che non riguardi i Task -, anche se questo potrebbe essere un buon punto di partenza:
Visto che è più semplice a farsi che a dirsi, ecco un esempio:
Ora che ti sei fatto un’idea visiva della bacheca Kanban, entriamo nella seconda parte di spiegazione:
Dopo aver creato una bacheca e averla riempita di attività, ognuna di esse si troverà nella precisa posizione rispetto al suo stato di completamento, favorendo anche una comunicazione snella tra uffici o persone diverse. Dopo che una specifica attività - e quindi una specifica scheda - deve passare allo stadio successivo, basterà spostarla nella colonna che si trova alla sua destra, fino a raggiungere il completamento totale.
La caratteristica importante di questo metodo sta negli “allegati” di ogni singola scheda, che può portare con sé anche altre informazioni nel suo viaggio dalla sinistra alla destra della bacheca, permettendoti, anche sfruttando sigle, simboli o colori, di individuare qualunque cosa al volo.
Obiettivi
Gli obiettivi del metodo Kanban sono svariati, a partire dal visualizzare il flusso di lavoro, utile, come ti ho già detto e ridetto, a non perdere mai di vista ciò che stai facendo, passando per la gestione del flusso e arrivando alla limitazione del Work In Progress.
Cosa vuol dire limitare il Work In Progress? Vuol dire cercare di ridurre le attività iniziate e non ancora completate, favorendo piuttosto la concentrazione su una singola attività per volta. Pensa che alcuni strumenti di Kanban online permettono anche di impostare un limite di schede presenti nella sezione “In lavoro”, costringendoti a fare una cosa per volta.
Fonti e risorse
Fonti
https://kanbanize.com/it/kanban-risorse/iniziare/kanban
https://www.atlassian.com/it/agile/kanban
https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)#Evolution_and_documentation_of_method
Risorse
Se volete usare uno strumento Online, Trello fa per voi, altrimenti utilizzate una semplice bacheca in sughero.
Saluti
Come sono solito fare, ti ringrazio per aver letto fino a qui, e ti chiedo, se hai trovato questo numero interessante, di condividerlo con chi pensi possa trarne beneficio. Condivisione è partecipazione.
A presto!