Ciao, sono Matteo e questa è Produttività.exe, la Newsletter che vi accompagna, mail dopo mail, ad essere più produttivi, felici ed efficaci al lavoro.
Di cosa parliamo?
GTD: cos’è?
Di cosa si tratta?
Cattura
Chiarisci
Organizza
Rivedi
Agisci
Risorse
Saluti
GTD: cos’è?
Il metodo Getting Things Done (o GTD), tradotto in italiano con “Detto fatto”, è un metodo di gestione del tempo e delle attività, sviluppato da David Allen. Il suo obiettivo è quello di farci fare più cose in meno tempo, essendo dunque super produttivi!
Si tratta di un metodo considerato molto efficace - non a caso è il più diffuso al mondo -, con migliaia di aziende che hanno deciso di adottarlo per migliorare i guadagni e la qualità del lavoro dei propri dipendenti.
Di cosa si tratta?
Il metodo, in sé e per sé, è piuttosto semplice dal punto di vista teorico, ma è nella pratica che acquista molto più senso, a partire dal fatto che fa tesoro del concetto di Monotasking - al giorno d’oggi perennemente criticato dai guru della produttività facile -, per importi di focalizzarti su un singolo compito da svolgere, e dedicarti solo a quello.
Se stai facendo Matematica, non puoi improvvisamente passare a Filosofia; sono agli antipodi. Impieghi più tempo a passare da una mentalità scientifica ad una umanistica che a svolgere il compito in sé. Lo stesso vale con i task reali.
L’applicazione di tale tecnica è suddivisa in cinque fasi diverse, tutte importanti in egual misura:
Cattura;
Chiarisci;
Organizza;
Rivedi;
Agisci.
Questi singoli step sono un “filtro” per le distrazioni e le cose inutili, consentendoti di ridurre al minimo gli attriti tra te e il raggiungimento degli obiettivi.
Decliniamo a questo punto ogni singola fase, per cercare di capire come applicare il GTD al meglio.
Cattura
Fase numero uno. Cattura. Se vogliamo, è la parte più importante di questo processo, quella che ci permette di sgombrare il cervello e di salvare gli input per un secondo momento.
Consiste nell’utilizzare un supporto - fisico o digitale che sia - per archiviare tutti gli input che giungono al nostro cervello dalla vita incasinata che tutti noi viviamo.
Io, ad esempio, utilizzo Telegram per le idee che mi balzano in mente, mentre sfrutto Pocket per tutto ciò che voglio, in qualche maniera, rileggere in futuro, sperando in qualche spunto o ispirazione per i miei Contenuti.
Di solito, quando sono in autobus per andare ad allenamento, tiro fuori il cellulare, apro Pocket e do un’occhiata alle cose che ho salvato, oltre che a cose da fare e a nuovi input (nel mio caso Substack). Ma qui entriamo nella seconda fase.
Ciò che ci deve restare in mente dalla cattura, è la necessità di fare spazio, eliminare le distrazioni, o almeno posticiparle a momenti precisi - pensate al mio Pocket, che apro solo in precisi momenti in cui so di potermi permettere del tempo “perso” -, al fine di mantenere il focus su una singola attività per volta.
Chiarisci
La seconda fase è quella del chiarimento, o analisi, se vogliamo. Questo è il vero filtro: è in questo momento che scegli a quali input dare seguito e a quali no.
Apri il tuo strumento di cattura, prenditi qualche minuto e rileggi tutto ciò che ti sei appuntato, per scernere le informazioni importanti da quelle spazzatura. Se sei più esperto, prova ad eliminare questa fase, cercando di capire quali sono gli spunti interessanti ancora prima di catturarli nel “Clipper”, in maniera da guadagnare qualche minuto in più, che su larga scala può fare la differenza. Spoiler: non sempre ti riuscirà come desiderato.
A questo punto sarai certo di ciò che devi fare, e sarai dunque pronto per organizzare.
Organizza
Fase numero tre. L’organizzazione. Personalmente si tratta della fase che preferisco, in quanto mi rende felice l’idea di programmare al meglio la mia vita, per ricavarne sempre qualcosa di buono, anche con poco tempo a disposizione.
Come consiglio pratico ti propongo l’utilizzo di un Calendario visuale (come Google Calendar, da tenere in visualizzazione “Settimana”), utile per capire gli slot orari occupati e quelli liberi. In accoppiata ad esso valuta un bel software per le cose da fare, come Todoist - non a caso lo utilizzo, poiché presenta un’integrazione nativa con Calendar -.
Permettimi a questo punto una breve digressione dalla scaletta per metterti all’erta da una cosa: l’iper-organizzazione e la non-flessibilità. Magari ci scriverò una Newsletter dedicata, ma non è il momento. Di dico si stare attento a questi due problemi perché potrebbero bloccarti nel momento in cui davanti a te si presenta un ostacolo o un imprevisto.
Impara ad organizzare molto bene da poterti permettere di non seguire il programma scritto in precedenza. Sembra un controsenso, ma in realtà è puro problem-solving: nel momento in cui un imprevisto bussa forte alla tua porta, tu sei obbligato ad accoglierlo nel tuo lavoro, e solitamente a cercare di risolverlo. A cosa porta tutto ciò? Ovviamente ad una perdita di tempo, che va ammortizzata dalla nostra super-produttività.
Insomma, tutto questo per dirti che, anche se programmi tutto nei minimi dettagli, non perdere quell’attitudine naturale all’improvvisazione, perché, in caso di necessità, potrà salvarti la giornata.
Quando organizzi devi tenere conto dei tuoi limiti, ma devi considerarli come dei pesanti macigni sollevabili, non come un muro in cemento armato. Ciò che faccio io è programmare molte attività in una singola giornata, sapendo di riuscire a non completarle tutte, ma cercando di fare di tutto per portarle a termine ugualmente. A cosa serve? Beh, ti sprona a lavorare e a non distrarci, perché - non so se è un’impressione mia o un fenomeno veritiero - vedere un’attività in scadenza ti fa lavorare più velocemente per cercare di completarla entro il tempo prestabilito.
Se non ci hai capito nulla, vi propongo un paragone semplificato:
Se sono un calciatore, calcio la palla avanti, e tento di rincorrerla il più velocemente possibile, sapendo che in alcune situazioni potrei fallire.
Prima di passare alla fase successiva lasciami specificare che, se inizi a seguire anche tu il mio metodo, inizialmente ti sentirai abbattuto e frustrato per le attività non completate, ma dovrai cercare di abituarti a questa sensazione, perché ti accompagnerà e sarà quella forza che ti farà lavorare ancor di più.
Rivedi
Come ultima fase, prima di metterti al lavoro, ricontrolla le attività che hai programmato, eventualmente sistemando gli errori o modificando le imprecisioni.
Se pensi possa esserti utile creare un’abitudine anche per questa fase, valuta di farlo ogni mattina, prima di metterti al lavoro.
Agisci!
Mettiti al lavoro, riducendo le distrazioni e migliorando il tuo focus. Tutto qui.
Risorse
Se vuoi approfondire la teoria di questo metodo, ti linko un video di Alessandro de Concini e il sito ufficiale di David Allen, oltre che il suo libro.
Per organizzarti con la combo Todoist + Calendar, segui le istruzioni che il mio amico Enrico riporta in uno dei suoi video. In alternativa, se vuoi uno strumento all-in-one, potresti valutare Trello o Sunsama.
Esistono ulteriori metodi legati alla produttività, come il Quadrante di Eisenhower. Qui trovi qualche risorsa al riguardo. Ne ha parlato anche ADC.
Se invece sei a corto di tool, qui ne trovi qualcuno che svolga il ruolo di “Clipper”, e qui qualcuno che ti aiuti nell’organizzazione.
Saluti
Mi piace sempre scrivere queste Newsletter. Sono un momento di pausa e di rilassamento, in cui posso esprimere le mie idee e la mia conoscenza con calma, sapendo che chiunque potrà fruirne in maniera semplice e comoda. L’idea, devo ammettere, mi piace moltissimo.
Se anche tu credi nel valore di questa Newsletter, condividila con chi pensi possa trarne beneficio. Condivisione è partecipazione.
Dovrei aggiungere, togliere o migliorare qualcosa? Non posso leggere nella tua mente, utilizza i commenti o rispondi a questa mail per farmi sapere la tua.
Grazie e a presto,
Matteo.
Pocket mi ha salvato la vita per lungo tempo.
Ora ho scoperto raindrop e lo sto apprezzando maggiormente: lo trovo più versatile e, quindi, più adatto a me.
Buona giornata ☺️
— Giulia 🌙
Non so il termine inglese mi puoi fare la traduzione così ti posso rispondere grazie Matteo